e-Arşiv fatura nedir?
e-Arşiv fatura; e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan kişi ve kurumlara elektronik ortamda düzenlenen faturadır. Nihai tüketiciye yapılan satışlarda ve e-Fatura mükellefi olmayan firmalara yapılan satışlarda kullanılır.
- Alıcıya e-posta veya bağlantı yoluyla iletilebilir.
- İstenirse kağıt çıktısı verilebilir, aslı elektroniktir.
- Düzenlenen belgeler periyodik olarak raporlanır.
e-Arşivde dikkat edilmesi gerekenler
e-Arşivin en kritik noktası, alıcının mükellefiyet durumunun doğru tespit edilmesidir. Sistem, e-Fatura mükellefi bir alıcıya e-Arşiv kesilmesine izin vermemelidir; bu kontrol yazılım tarafında otomatik yapılmalıdır.
İnternet üzerinden yapılan satışlarda ise ek alanların doldurulması gerekir. Kargo bilgisi, ödeme şekli ve gönderim tarihi gibi alanlar eksik bırakıldığında belge geçerlilik sorunları doğurabilir.
- Mükellefiyet sorgusunun otomatik yapılmaması
- İnternet satışlarında zorunlu alanların boş bırakılması
- Raporlama sürelerinin kaçırılması
- Alıcıya belge iletiminin takip edilmemesi
e-Arşiv nasıl kurulur?
Mükellefiyet tespiti
e-Arşiv yükümlülüğünüz ve başlangıç tarihiniz netleştirilir.
Sistem tanımı
Belge serileri, şablonlar ve iletim kanalları yapılandırılır.
Satış ekranı entegrasyonu
Kasa veya satış ekranında alıcı tipine göre otomatik belge seçimi kurulur.
Raporlama
Düzenlenen belgelerin periyodik raporlanması otomatikleştirilir.
Kimler için gereklidir?
Kimler için gereklidir?
- Nihai tüketiciye satış yapan perakende işletmeleri
- İnternet üzerinden satış yapan e-ticaret firmaları
- Hem kurumsal hem bireysel müşteriye satan toptancılar
- Hizmet sektöründe bireysel müşteriye fatura kesen işletmeler
Dikkat edilmesi gerekenler
- e-Arşiv ile e-Fatura ayrımını manuel karara bırakmak.
- İade ve iptal süreçlerini kurgulamamak.
- Müşteri e-posta adreslerinin toplanmaması.
Ne kazandırır?
- Kağıt fatura basımı ve saklama yükünün kalkması
- Faturanın müşteriye anında ulaşması
- e-Ticaret süreçleriyle uyumlu belge akışı
- Belge arama ve yeniden gönderme kolaylığı
Perakende ve e-ticaret tarafında en çok karşılaştığımız sorun, iade sürecinin baştan tasarlanmamasıdır. Satış akışı kurulurken iade faturası akışı da kurulmazsa, ilk iadede süreç manuel yürümek zorunda kalır.Quantumix Editör Ekibi — ERP ve Dijital Dönüşüm
Merak edilenler
e-Arşiv Fatura Çözümleri konusunu uzmanımıza sorun
İşletmenizin mevcut durumunu değerlendirip size uygun kurguyu birlikte çıkaralım.