e-Fatura nedir?
e-Fatura; belirlenen standartlarda elektronik olarak düzenlenen, iletilen ve saklanan faturadır. e-Fatura sisteminde kayıtlı mükellefler birbirlerine yalnızca e-Fatura düzenleyebilir; kağıt fatura geçerli olmaz.
- Alıcının sistemde kayıtlı olup olmadığı otomatik kontrol edilir.
- Belge, yasal süresi içinde saklanır ve her an erişilebilir.
- Ticari yazılım entegrasyonuyla fatura program içinden kesilir.
e-Fatura sürecinde ne ters gider?
En yaygın sorun, alıcının e-Fatura mükellefi olup olmadığının kontrol edilmemesidir. Mükellef bir alıcıya e-Arşiv kesildiğinde belge geçersiz olur ve düzeltmesi zaman alır.
İkinci yaygın sorun ürün ve birim tanımlarındaki tutarsızlıktır. Aynı ürün için farklı birimlerin kullanılması, alıcı tarafında ret veya itiraz sebebi olabilir.
- Alıcı mükellefiyet sorgusunun yapılmaması
- Vergi numarası veya TCKN alanlarının hatalı doldurulması
- İskonto ve KDV hesaplamalarının belge standardına uymaması
- Gelen faturalara süresi içinde itiraz edilmemesi
e-Faturaya geçiş adımları
Mali mühür / e-imza
Tüzel kişiler için mali mühür, şahıs firmaları için e-imza temin edilir.
Başvuru ve tanımlama
Sisteme başvuru yapılır, kullanılacak yöntem (portal veya entegrasyon) belirlenir.
Yazılım entegrasyonu
Ticari yazılıma e-Fatura modülü kurulur, şablon ve seriler tanımlanır.
Test ve canlı kullanım
Test faturalarıyla akış doğrulanır, ardından gerçek belge kesimine geçilir.
Kimler e-Fatura kullanmalıdır?
Kimler için gereklidir?
- Ciro eşiğini aşan ve mükellefiyeti doğan işletmeler
- e-Fatura mükelleflerine düzenli satış yapan firmalar
- Fatura hacmi yüksek olan ve arşiv maliyeti taşıyan işletmeler
- Muhasebe kaydını hızlandırmak isteyen tüm ticari işletmeler
Dikkat edilmesi gerekenler
- Kontör bakiyesinin takip edilmemesi ve ay sonunda fatura kesilememesi.
- Fatura şablonunun okunabilirlik açısından test edilmemesi.
- Gelen e-faturaların yalnızca muhasebe tarafından görülmesi; satın alma da görmelidir.
Ne kazandırır?
- Fatura kesim süresinin kısalması
- Baskı, posta ve arşiv maliyetinin ortadan kalkması
- Belge kaybı riskinin sıfırlanması
- Cari mutabakatın hızlanması
e-Fatura geçişlerinde şu tavsiyeyi tekrar ediyoruz: mükellefiyet başlangıcından en az iki hafta önce test faturası kesin. Sistem çalışıyor mu sorusunun cevabını, ilk gerçek faturayı keserken öğrenmek en pahalı yöntemdir.Quantumix Editör Ekibi — ERP ve Dijital Dönüşüm
Merak edilenler
e-Fatura Çözümleri konusunu uzmanımıza sorun
İşletmenizin mevcut durumunu değerlendirip size uygun kurguyu birlikte çıkaralım.