Excel kullanan bir işletme ERP'ye nasıl geçer?
Excel'den geçişte teknik zorluk azdır. Zorluk, hangi dosyanın gerçeği söylediğine karar vermektedir.
Adım 1: Dosya envanteri
İlk iş, kullanılan tüm dosyaların listelenmesidir. Çoğu işletmede bu liste beklenenden uzun çıkar ve dosyaların bir kısmının aynı veriyi farklı formatlarda tuttuğu görülür.
Her dosya için üç soru sorulur: hangi süreci taşıyor, kim güncelliyor, hangi dosyaya bağımlı?
Adım 2: Ana kaynak kararı
Aynı veriyi tutan birden fazla dosya varsa, hangisinin doğru kabul edileceğine karar verilmelidir. Bu karar teknik değil, yönetsel bir karardır ve genellikle projenin en çok tartışılan adımıdır.
Adım 3: Temizlik
- Mükerrer cari kartların birleştirilmesi
- Ürün kodlarının tekilleştirilmesi
- Birim ve paketleme tanımlarının standartlaştırılması
- Kullanılmayan ürün ve müşterilerin pasife alınması
Adım 4: Kesim tarihi ve açılış
Geçiş için bir kesim tarihi belirlenir. O tarih itibarıyla fiziksel stok sayılır, cari bakiyeler mutabakatlanır ve açılış olarak sisteme girilir. Kesim tarihinden sonraki tüm hareketler yeni sisteme işlenir.
Adım 5: Paralel çalışma ve kapanış
Belirli bir süre her iki sistemde kayıt tutulur ve çıktılar karşılaştırılır. Bu dönem net bir bitiş tarihiyle sınırlandırılmalıdır; aksi halde iki sistem kalıcı olarak yaşamaya devam eder ve hiçbiri güvenilir olmaz.
Geçişte en çok direnç, dosyayı yıllardır yöneten kişiden gelir; çünkü o dosya onun uzmanlık alanıdır. Bu kişiyi projeden dışlamak yerine veri sahibi olarak konumlandırmak, hem geçişi hızlandırır hem veri kalitesini yükseltir.Quantumix Editör Ekibi — ERP ve Dijital Dönüşüm
Bu konuyu işletmenizde ele alalım
Mevcut durumunuzu değerlendirip uygulanabilir bir plan çıkaralım.